Incidentenregister en gebeurtenissenadministratie: verschil met IVR en EVR
Inleiding
Banken en andere financiële instellingen registreren informatie over cliënten wanneer zich gebeurtenissen of incidenten voordoen die een risico kunnen vormen voor de integriteit van de financiële sector. Denk bijvoorbeeld aan fraude, ongebruikelijk gebruik van bankproducten of situaties waarin een bank twijfels heeft over de betrouwbaarheid van een cliënt.
Veel cliënten horen pas van een registratie wanneer hun bankrekening wordt beëindigd, een product wordt geweigerd of wanneer zij vragen krijgen tijdens een cliëntenonderzoek. In de praktijk bestaat er vaak verwarring over de verschillende registratiesystemen. De meeste informatie online gaat uitsluitend over het Intern Verwijzingsregister (IVR) en het Extern Verwijzingsregister (EVR). Minder bekend is dat deze registers zijn gekoppeld aan een onderliggend incidentenregister en dat banken daarnaast ook een gebeurtenissenadministratie bijhouden.
Het incidentenwaarschuwingssysteem van financiële instellingen is vastgelegd in het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen (PIFI). Dit protocol beschrijft hoe banken incidenten registreren en wanneer gegevens kunnen worden gedeeld met andere financiële instellingen.
Voor cliënten is het belangrijk om te begrijpen in welk systeem zij zijn geregistreerd, omdat de gevolgen aanzienlijk kunnen verschillen.
Hoe registreren banken incidenten en risico’s?
Financiële instellingen zijn verplicht om maatregelen te nemen ter bescherming van de integriteit van het financiële stelsel. Dat betekent dat banken risico’s zoals fraude, witwassen of misbruik van bankproducten moeten signaleren en registreren.
Wanneer een bank een mogelijk risico constateert, kan informatie worden vastgelegd in verschillende interne systemen. Deze registraties helpen banken om fraude en misbruik van financiële diensten te voorkomen, risico’s voor de bank en andere klanten te beperken, te voldoen aan wettelijke verplichtingen uit bijvoorbeeld de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren terrorisme en informatie te delen met andere financiële instellingen wanneer dat noodzakelijk is.
Binnen dit systeem bestaan verschillende niveaus van registratie. Niet iedere registratie betekent dat iemand fraude heeft gepleegd. In veel gevallen gaat het om signaleringen of interne risicobeoordelingen.
De belangrijkste systemen zijn:
- gebeurtenissenadministratie;
- incidentenregister;
- intern verwijzingsregister (IVR);
- extern verwijzingsregister (EVR);
Deze systemen hebben elk een eigen doel en juridische betekenis.
Wat is een gebeurtenissenadministratie bij een bank?
De gebeurtenissenadministratie is een interne registratie waarin banken gebeurtenissen vastleggen die relevant kunnen zijn voor de bedrijfsvoering of risicobeheersing van de bank. Het gaat hierbij niet noodzakelijk om fraude of strafbare feiten.
Een gebeurtenis kan bijvoorbeeld zijn:
- een opvallende transactie;
- een afwijking tijdens het cliëntenonderzoek;
- interne signalen van mogelijk risico;
- een conflict of bijzonder dossier bij een klant;
De gebeurtenissenadministratie heeft vooral een interne functie. De registratie wordt gebruikt om informatie binnen de organisatie te bewaren en om medewerkers alert te maken op mogelijke risico’s.
In tegenstelling tot het incidentenregister is de gebeurtenissenadministratie doorgaans niet bedoeld voor het delen van informatie met andere financiële instellingen. Het gaat vooral om interne dossiervorming en risicomanagement.
Toch kan een registratie in een gebeurtenissenadministratie gevolgen hebben. Banken kunnen bijvoorbeeld besluiten:
- extra onderzoek te doen naar transacties;
- aanvullende vragen te stellen in het kader van cliëntenonderzoek;
- bepaalde producten niet meer aan te bieden;
- uiteindelijk de bankrelatie te beëindigen.
Voor cliënten is het vaak lastig om te achterhalen of zij in een gebeurtenissenadministratie zijn opgenomen. Banken communiceren hierover niet altijd expliciet.
Wat is het incidentenregister van een bank?
Het incidentenregister vormt de kern van het incidentenwaarschuwingssysteem van financiële instellingen. In dit register worden gegevens opgenomen over personen of rechtspersonen die betrokken zijn bij incidenten die de integriteit of veiligheid van de financiële sector kunnen raken.
Volgens het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen heeft het incidentenregister als doel om activiteiten te ondersteunen die gericht zijn op het waarborgen van de veiligheid en integriteit van de financiële sector en het voorkomen van schade voor financiële instellingen en hun cliënten.
In het incidentenregister kunnen gegevens worden opgenomen wanneer er een gerede aanleiding bestaat om aan te nemen dat sprake is van gedrag dat kan leiden tot benadeling van een financiële instelling. Voorbeelden van incidenten zijn frauderen met bankproducten, misleiding van je bank, betrokkenheid bij witwasactiviteiten en het gebruik van je rekening voor strafbare feiten.
Niet iedere registratie in het incidentenregister betekent dat een strafbaar feit is bewezen. Het kan ook gaan om situaties waarin de bank een redelijk vermoeden heeft van misbruik of integriteitsrisico’s.
Toegang tot het incidentenregister is beperkt. De gegevens zijn doorgaans alleen toegankelijk voor speciaal aangewezen medewerkers van de veiligheidsafdeling van een bank.
Het incidentenregister vormt de basis voor twee andere registers: het IVR en het EVR.
Wat zijn het IVR en het EVR?
Het Intern Verwijzingsregister (IVR) en het Extern Verwijzingsregister (EVR) zijn geen zelfstandige dossiers. Het zijn zogenoemde verwijzingsregisters die gekoppeld zijn aan het incidentenregister.
In deze registers staan alleen verwijzingsgegevens. Dat betekent dat het register slechts aangeeft dat er informatie bestaat in een incidentenregister. De inhoud van het incident zelf staat niet in het IVR of EVR.
Intern verwijzingsregister (IVR)
Het IVR is uitsluitend toegankelijk binnen de eigen organisatie van de financiële instelling. Wanneer een medewerker een klant controleert en er een “hit” ontstaat in het IVR, betekent dit dat de betreffende persoon voorkomt in het incidentenregister van die instelling.
De medewerker moet vervolgens contact opnemen met de interne veiligheidsafdeling om meer informatie te krijgen.
Een uitgebreider artikel over het IVR vindt u hier.
Extern verwijzingsregister (EVR)
Het EVR werkt op vergelijkbare wijze, maar heeft een breder bereik. Dit register kan worden geraadpleegd door andere financiële instellingen die deelnemen aan het incidentenwaarschuwingssysteem.
Een EVR-registratie kan daarom grote gevolgen hebben. Wanneer een andere bank een controle uitvoert en een EVR-hit krijgt, kan dat leiden tot:
- weigering van een bankrekening;
- beëindiging van een bestaande relatie;
- weigering van financiële producten.
Een uitgebreider artikel over het EVR vindt u hier.
Schematisch overzicht
Hieronder een schematisch overzicht van de verschillende registers.
Gebeurtenissenadministratie
Wie heeft toegang: Alleen interne medewerkers
Doel: Registratie van relevante gebeurtenissen of signalen
Impact voor cliënten: Beperkt, maar kan leiden tot extra controle
Incidentenregister
Wie heeft toegang: Veiligheidsafdeling van de bank
Doel: Registratie van incidenten die de integriteit van de bank of sector raken
Impact voor cliënten: Serieuzer; basis voor IVR of EVR
IVR
Wie heeft toegang: Alleen binnen de eigen bank
Doel: Interne verwijzing naar incidentenregister
Impact voor cliënten: Kan invloed hebben op acceptatie van producten
EVR
Wie heeft toegang: Alle deelnemende financiële instellingen
Doel: Sectorbrede waarschuwing
Impact voor cliënten: Grote gevolgen voor toegang tot financiële diensten
Wat betekent dit voor cliënten
Voor cliënten kan een registratie in één van deze systemen aanzienlijke gevolgen hebben. Het is daarom belangrijk om te weten in welk register iemand is opgenomen en wat de reden daarvan is.
Een registratie in een gebeurtenissenadministratie heeft meestal de minste impact. Toch kan dit leiden tot extra controles of vragen van de bank.
Een registratie in een incidentenregister is serieuzer. In dat geval heeft de bank vastgesteld dat er mogelijk sprake is van gedrag dat een risico vormt voor de bank of de financiële sector.
Wanneer een cliënt in het IVR staat, kan dat betekenen dat de bank intern een signaal heeft geplaatst. Dit kan gevolgen hebben voor toekomstige producten of voor het voortzetten van de bankrelatie.
De zwaarste gevolgen ontstaan bij een EVR-registratie. Omdat dit register door meerdere financiële instellingen kan worden geraadpleegd, kan een registratie ertoe leiden dat iemand moeite heeft om een bankrekening, hypotheek of verzekering te krijgen.
In de praktijk zien wij regelmatig dat cliënten pas achter een registratie komen wanneer een bank een relatie beëindigt of een aanvraag afwijst. Het is daarom belangrijk om tijdig duidelijkheid te krijgen over de aard van de registratie en de reden daarvan.
Praktische FAQ’s
Hoe weet ik of ik in een incidentenregister sta?
U kunt een schriftelijk inzageverzoek doen bij de betreffende financiële instelling. De instelling moet binnen vier weken laten weten of en welke gegevens over u worden verwerkt.
Kan een bank een registratie verwijderen?
Ja. Wanneer gegevens feitelijk onjuist zijn of niet langer noodzakelijk voor het doel van de verwerking, kan een verzoek tot correctie of verwijdering worden gedaan.
Hoe lang blijft een registratie bestaan?
Volgens het protocol moeten gegevens in het incidentenregister uiterlijk na acht jaar worden verwijderd, tenzij er een nieuwe aanleiding ontstaat.
Betekent een EVR-registratie dat fraude is bewezen?
Niet altijd. Voor opname in het EVR is meer dan een redelijk vermoeden van schuld aan een strafbaar feit nodig, maar dat betekent niet dat er per definitie een strafrechtelijke veroordeling is.
Bronnen en verwijzingen
Afsluiting
Registraties in een gebeurtenissenadministratie, incidentenregister, IVR of EVR kunnen grote gevolgen hebben voor de relatie met een bank of andere financiële instelling. Financieel Recht Advocaten staat regelmatig cliënten bij in geschillen met banken over dergelijke registraties, bijvoorbeeld bij EVR- of IVR-registraties of wanneer een bankrekening of hypotheek wordt beëindigd.
Heeft u een conflict met uw bank of vermoedt u dat u bent geregistreerd in een waarschuwingssysteem? Dan kunt u vrijblijvend contact opnemen met ons kantoor.
Disclaimer: Deze informatie is algemeen van aard en vormt geen individueel juridisch advies. Iedere situatie is anders en vereist een afzonderlijke beoordeling.
