De regelgeving rondom het UBO-register (Uiteindelijk Belanghebbende) is recentelijk aangescherpt, met significante gevolgen voor accountants en andere Wwft-instellingen (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). Sinds 1 augustus 2023 zijn accountants verplicht om UBO-uitreksels direct via hun klanten op te vragen. Deze wijziging kan ingrijpende gevolgen hebben voor de werkwijze van accountantskantoren en de efficiëntie van cliëntonderzoeken.
Achtergrond: de noodzaak van UBO-informatie
De verplichting om UBO-informatie op te vragen is ontstaan uit de noodzaak om transparantie te vergroten en financiële criminaliteit tegen te gaan. De UBO-gegevens geven inzicht in wie uiteindelijk de touwtjes in handen heeft binnen een onderneming. Dit is cruciale informatie voor accountants die cliëntonderzoeken uitvoeren in het kader van de Wwft. Door deze gegevens te raadplegen, kunnen zij beter risico’s inschatten en verdachte transacties signaleren. Tot voor kort hadden accountants directe toegang tot het UBO-register, maar recent zijn hier wijzigingen in aangebracht, wat tot enige onzekerheid en aanpassing in de praktijk leidt.
Veranderde toegang tot het UBO-register
Per 1 augustus 2023 is de rechtstreekse toegang van accountants tot het UBO-register beperkt. Dit betekent dat accountants nu geen gewaarmerkte uittreksels meer direct bij de Kamer van Koophandel (KVK) kunnen opvragen. In plaats daarvan moeten zij deze informatie verkrijgen via hun klanten, die zelf verantwoordelijk zijn voor het opvragen van een UBO-uittreksel bij de KVK. Dit zorgt niet alleen voor extra stappen in het proces, maar kan ook leiden tot vertragingen, vooral als klanten niet tijdig reageren. Bovendien verhoogt deze wijziging de verantwoordelijkheid van de klant om nauwkeurige en up-to-date informatie te verstrekken, wat de risico’s voor de accountant kan vergroten.
Waarom is deze wijziging doorgevoerd?
De beperking van de toegang tot het UBO-register is het gevolg van strengere privacywetgeving en de behoefte om de toegang tot gevoelige informatie te beperken tot die instanties die wettelijk verplicht zijn om deze te gebruiken voor het voorkomen van fraude, witwassen en terrorismefinanciering. Eerder dit jaar werd een wetsvoorstel ingediend na een internetconsultatie, waarin werd voorgesteld de toegang tot het UBO-register te beperken tot instanties met een wettelijke taak op dit gebied. Dit voorstel werd uiteindelijk aangenomen en leidde tot de huidige situatie waarin accountants voorlopig geen directe toegang hebben tot het register.
Overgangsregeling: wat betekent dit voor accountants?
Hoewel de huidige regeling tijdelijk is, hebben accountants geen andere keuze dan zich aan te passen aan deze nieuwe werkwijze. De overgangsregeling houdt in dat accountants vanaf 1 augustus 2023 hun klanten moeten verzoeken om een gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register aan te leveren. Dit geldt ook voor andere Wwft-instellingen zoals banken, advocaten en notarissen. De verwachting is dat deze regeling in de toekomst zal worden herzien, waardoor accountants weer directe toegang kunnen krijgen tot het register via de KVK-dataservice. Tot die tijd moeten accountants hun cliënten actief betrekken bij het opvragen van deze cruciale informatie.
Mogelijke complicaties en aandachtspunten
De nieuwe werkwijze kan leiden tot een aantal complicaties. Ten eerste kan er een discrepantie ontstaan tussen de informatie die een accountant uit andere bronnen heeft en de gegevens in het UBO-register. Als een accountant een verschil constateert, is hij verplicht dit te melden aan de KVK. Dit wordt nog belangrijker na 1 oktober 2023, wanneer deze meldplicht ook van toepassing is op accountants die een gewaarmerkt uittreksel via de klant ontvangen. Daarnaast kan de toegenomen afhankelijkheid van de klant voor het aanleveren van correcte informatie leiden tot juridische aansprakelijkheid voor de accountant, vooral als de verstrekte gegevens niet volledig of accuraat blijken te zijn.
Dataservice als toekomstig alternatief
Een belangrijke ontwikkeling in de nabije toekomst is de mogelijkheid voor Wwft-instellingen om via de KVK-dataservice weer rechtstreeks aan te sluiten op het UBO-register. Deze dienst zou het voor accountants mogelijk maken om opnieuw direct toegang te krijgen tot UBO-gegevens, wat de efficiëntie van het cliëntenonderzoek aanzienlijk zou verbeteren. Tot die tijd blijft de huidige werkwijze van kracht, en is het van groot belang dat accountants hun klanten goed informeren over hun verplichtingen en de mogelijke gevolgen van het niet tijdig aanleveren van de juiste informatie.
Financieel Recht Advocaten
Financieel Recht Advocaten staan klaar om u te helpen met uw financiële geschillen. Heeft u problemen met banken, leningen of hypotheekverstrekkers? Neem dan contact op en ontdek hoe wij u kunnen bijstaan om uw rechten te beschermen en uw belangen te behartigen.
